Data als fundament voor professioneel vastgoedbeheer
Bij REBO Vastgoed Groep is de ambitie om datagedreven te werken geen abstract streven, maar een proces dat stap voor stap vorm krijgt. Bart Stens, sinds begin 2023 in dienst als BI-specialist, deelt hoe data steeds centraler komen te staan in de manier waarop vastgoedbeheer wordt ingericht en uitgevoerd.
Toen Bart Stens startte bij REBO, lag de focus op het versterken van business intelligence. Al snel werd duidelijk dat dit een mooie kans bood om het fundament eerst zorgvuldig te versterken “We zagen dat er ruimte was voor verbetering in de datakwaliteit en systeeminrichting. Dat bood ons de mogelijkheid om vanaf de basis een robuuste datastructuur op te bouwen. Als voorwaarde voor betrouwbare analyses én slimme sturing.”
Dat fundament kwam snel tot stand met de keuze voor het geïntegreerde systeemlandschap van Aareon. REMS vormt de kern als ERP-systeem, met daaromheen toepassingen van Embrace, Property to Market en Blue-Mountain. “Met het platform van Blue-Mountain voor dashboarding, reporting en analytics kregen we een krachtige tool in handen, waarmee we niet alleen inzicht genereren, maar ook processen verbeteren.”
Van inzicht naar actie
De inzichten die REBO kreeg, bleken al snel van waarde. Het team dat zich bezighoudt met datakwaliteit kon met slechts enkele klikken zien welke datavelden niet in lijn zijn met de gestelde kwaliteitseisen. “Dat leidde direct tot actie: het team schoonde de data op en kon direct de KPI-dashboards actief gebruiken. Zo zie je hoe data processen kunnen versnellen en verbeteren.”
Ook binnen de projectgroep die de migratie naar REMS realiseert speelt datakwaliteit een centrale rol. “We gebruiken het platform van Blue-Mountain om de kwaliteit van gemigreerde én nieuwe data te monitoren. Daarmee bewaken we dat er geen onbedoelde datavervuiling ontstaat in het nieuwe systeem. Datakwaliteit is geen eenmalige check, maar iets dat je continu moet bewaken.”
“Data zijn geen doel op zich, maar een strategisch instrument. Ze helpen ons om gerichter te sturen, processen te verbeteren en waarde toe te voegen voor onze opdrachtgevers.”
Efficiënter én waardevoller werk
De beschikbaarheid van data verandert ook de inhoud van het werk. “Waar medewerkers vroeger veel tijd kwijt waren aan het verzamelen van informatie, kunnen ze zich nu richten op de uitzonderingen – op dat wat afwijkt en aandacht vraagt. Dat maakt het werk niet alleen efficiënter, maar ook waardevoller.”
Tegelijkertijd vraagt dit om nieuwe afspraken. “Rollen verschuiven, verantwoordelijkheden veranderen. We moeten goed nadenken over wie waarvoor verantwoordelijk is als afwijkingen in de data worden gesignaleerd. Dat vraagt om duidelijke processen én training.”
Bewust kiezen voor onderbouwing
Hoewel Bart terughoudend is met de term ‘datagedreven werken’, staat voor hem vast dat data een essentiële rol spelen in professioneel vastgoedbeheer. “Data zijn geen doel op zich, maar een strategisch instrument. Ze helpen ons om gerichter te sturen, processen te verbeteren en waarde toe te voegen voor onze opdrachtgevers.”
Met de uitrol van de oplossing van Blue-Mountain, de migratie naar REMS en de integratie van aanverwante applicaties zet REBO belangrijke stappen. “We zijn er nog niet. Maar we hebben nu een solide basis en een duidelijke richting. De komende periode draait om structurele borging van deze werkwijze in onze organisatie.”