Grip op prestaties in het onderwijs
Iedere scholengemeenschap heeft tal van doelstellingen die gehaald moeten worden. Is de kwaliteit van het onderwijs hoog genoeg, blijven we binnen gestelde financiële kaders en zijn medewerkers en leerlingen tevreden? Bij Christelijk Voortgezet Onderwijs Noord- en West- Fryslân (CVO-nwf) vindt men dat het behalen van al deze doelen alleen kan wanneer je een integraal inzicht creëert in de actuele status ervan. Deze scholengroep lanceerde in juni haar eerste integrale BI-dashboards. In dit interview delen zij de visie op het gebruik van BI en de beoogde winst.
Voor elke organisatie is gebruikmaken van stuurinformatie belangrijk. “Het gaat er immers om dat je met de beschikbare middelen die je hebt het maximale behaalt. Dat is bij een onderwijsinstelling dubbel zo belangrijk, omdat je te maken hebt met publiek geld. Om dit goed te kunnen doen, moet je zicht hebben op wat je wilt bereiken en de verschillende doelen die je hebt bij elkaar brengen.”
We maakten bij CVO-nwf al gebruik van rapportages op de gebieden financiën, HR en de kwaliteit van het onderwijs. Alleen waren dat aparte informatiestromen. Door deze bij elkaar te brengen in één dashboard, hebben we meer grip en zicht op hoe goed het gaat met de organisatie.
In andere woorden: het creëren van een integraal zicht op je organisatie. "Daarnaast is het makkelijker om verbanden tussen de cijfers te herkennen. Wanneer je bijvoorbeeld merkt dat je te laag scoort op het gebied van onderwijskwaliteit, is het misschien wel belangrijk om iets over je budget te gaan om zo je kwaliteitsdoelen te behalen. Door een integraal beeld te creëren kun je dat gesprek sneller en makkelijker aangaan.”
Analyseren en interpreteren
De scholengemeenschap was vroeger namelijk veel tijd kwijt aan het ontsluiten van informatie, blikt de directeur van het servicecentrum terug. “Vervolgens moesten we eerst met elkaar in gesprek over de data; waar komen deze vandaan en kloppen ze wel? Dat betekende dat we veel aan het praten waren over de data, in plaats van te analyseren en interpreteren. Door het integraal oppakken van BI praten we over dezelfde werkelijkheid.” De essentie van BI is het bijeenbrengen van data om te zorgen dat je betere beslissingen neemt.
Het helpt ons als organisatie om te bepalen wat we belangrijk vinden en waarop we willen sturen. BI dwingt ons namelijk om de zaken die wellicht vanzelfsprekend zijn te definiëren. Daaruit ontstaan gesprekken die uiteindelijk zorgen voor heldere doelen voor de hele organisatie.
Bijdrage aan het grote plaatje
Het omarmen van BI en sturen op managementinformatie begint boven in de organisatie: “Je kijkt namelijk eerst als organisatie in het algemeen welke doelen je wilt bereiken. Vervolgens kijk je naar hoe iedere school specifiek daaraan kan bijdragen in eigen doelstellingen. Dat gaat steeds specifieker, naar teams en zelfs individuele docenten en mentoren. Daarbij is het de kunst om steeds te kijken hoe de doelen bijdragen aan het grote plaatje. Doe je dat niet, kan het zijn dat je tijd en energie in zaken steekt die voor de organisatie in het geheel misschien helemaal niet belangrijk zijn.”
Foto: CVO-nwf, locatie Comenius Zamenhof in Leeuwarden
Hulpmiddel
Gebruikmaken van sturing vraagt intern dat je goed nadenkt over hoe je dingen aanpakt. “De kern is dat je in gesprek gaat over hoe je data gebruikt, hoe je interpreteert en welke data medewerkers nodig hebben om hun werk goed uit te voeren. Mensen kunnen soms BI als extra controlemiddel zien van de directie, maar daarvoor moet het echt niet worden ingezet. Het is juist een hulpmiddel om het goede gesprek op gang te brengen. Door in gesprek te gaan met medewerkers in alle lagen van de organisatie, vergroot je de betrokkenheid bij het resultaat."
Eindgebruiker ermee laten werken
"Samenwerken met een expert als Blue-Mountain bij de realisatie van de integrale BI-dashboards was voor CVO-nwf van grote meerwaarde: “Blue-Mountain had al ervaring met het ontsluiten van data vanuit ons personeelspakket VISMA en ons financiële pakket AFAS. Dit betekende dat wij gebruik konden maken van deze kennis en niet het wiel opnieuw hoefden uit te vinden. Ook zijn ze in staat data uit Magister – het systeem met leerling-, docent- en ouderinformatie – te ontsluiten voor de dashboards.”
Waar Blue-Mountain zich echt in onderscheidt, is dat ze met ons kijken naar wat ervoor nodig is om het instrument werkend te krijgen binnen de organisatie. Dus niet alleen het technisch ‘laten werken’, maar ook of de eindgebruiker ermee overweg kan.
"Zo zijn er bij de implementatie verschillende groepen gevormd binnen de thema’s financiën, HR en de kwaliteit van het onderwijs die inhoudelijk veel kennis hebben over wat belangrijk is. Hun input is meegenomen en heeft het dashboard vormgegeven. Samen met Blue-Mountain willen we de komende periode deze kennis vanuit de organisaties blijven gebruiken om de dashboards steeds verder te verbeteren.”
Maatwerk bieden
Op dit moment is een basis neergezet: “In het schooljaar 2022/2023 gaan we intensief gebruikmaken van de nieuwe dashboards. Het eerste jaar zal dat voor sommigen wennen zijn, maar willen we wel steeds meer kijken naar wat iedere school nodig heeft in zijn dashboards. Momenteel is de basis voor iedereen gelijk, maar misschien heeft een praktijkschool andere informatie in de dashboards nodig dan een gymnasium. Dat maatwerk willen we de komende jaren bieden.”
Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen op het gebied van business intelligence? Laat het ons weten en stuur ons een bericht of e-mail. Dan nemen we zo snel mogelijk contact op met je en maken van een afspraak!
Jeroen Hock